Как самостоятельно организовать и провести новогодний корпоратив в кафе или офисе

Далеко не все компании уделяют должное внимание внутрикорпоративному пиару и тимбилдингу (то есть построению команды). Однако грамотные управленцы (как новой, так и старой школы) знают, что командный дух и гордость за свое предприятие – важные факторы, от которых напрямую зависит производительность труда.  Корпоратив – это не просто пьянка на работе, а серьезное мероприятие, которое способно сплотить коллектив и пробудить в сотрудниках неравнодушное отношение к результатам своего труда, повысить его эффективность. Поэтому рассказать, как организовать и провести новогодний корпоратив, читателям онлайн-журнала «Карьеристка» мы решили как можно подробнее. Поговорим, когда можно обойтись своими силами, а когда целесообразно привлечь специалистов, что нужно предусмотреть и в каком направлении действовать, если принято решение все сделать самостоятельно.

 

Можно ли организовать достойное празднование Нового года своими силами

Корпоратив – это специальное мероприятие, служащее для того, чтобы превратить сотрудников в команду. Празднование Нового года должно стать событием, которое будет вспоминаться долго и сделает коллектив более дружным. Только тогда руководитель организации может быть уверен, что выделенные на празднование Нового года деньги не были потрачены впустую.

как организовать и провести новогодний корпоратив

Для того чтобы превратить обычную вечеринку в значимое корпоративное событие, не всегда достаточно желания руководителей фирмы и ее сотрудников. Предусмотреть нужно очень многое, учесть массу нюансов. Необходимо владеть навыками ведения публичных мероприятий, знать варианты и приемы тимбилдинга, уметь принимать оперативные решения в случае, если что-то пошло не по плану. Если в отделе по работе с персоналом на вашем предприятия есть event-менеджер или хотя бы специалист близкого профиля, способный взять на себя решение соответствующих задач, то с организацией и проведением новогоднего корпоратива реально справиться своими силами. Собственно говоря, именно за это некоторые менеджеры и получают свою зарплату!

Однако если ваша компания не занимается деятельностью, требующей регулярного проведения публичных мероприятий, то ивент-менеджера у вас, скорее всего, нет. Ведь было бы неразумно весь год платить зарплату сотруднику, который фактически работает лишь в декабре. Поэтому шансы найти в коллективе специалиста, способного на высшем уровне организовать и провести новогодний корпоратив, не так уж и велики. Если хочется, чтобы это мероприятия прошло гладко и было результативным, стоит рассмотреть возможность привлечения к этому специального ивент-агентства или фрилансера, занимающегося аналогичной деятельностью (услуги последнего обойдутся дешевле).новогодний корпоратив в офисе

К услугам специализированных организаций по проведению праздников и специальных мероприятий обычно прибегают по следующим причинам:

  • у них имеется опыт, «обкатанный» сценарий;
  • они уже неоднократно проводили включенные в программы конкурсы, знают, что нужно для их проведения, имеют необходимый реквизит;
  • они хорошо представляют себе, где именно можно провести корпоратив того или иного масштаба, имеют нужные контакты;
  • у них есть профессиональный ведущий, который умеет завлекать, побуждать к активным действиям, сглаживать неловкие ситуации, и который знает, когда пора проводить конкурсы, а когда стоит дать возможность участникам праздника посидеть за столом;
  • они представляют себе, что именно может пойти не так, и имеют план действий в кризисной ситуации (если вдруг отключили свет, сломался автобус и т.д.).

Однако стоят услуги ивент-агентств довольно дорого. При организации корпоратива для коллектива, состоящего из 50-60 человек, на оплату их услуг уйдет 10-15 процентов выделенного на мероприятие бюджета. Если же речь идет о фирме, штатная численность которого составляет 20-30 человек, организация праздника при привлечении ивент-агента может стоить дороже банкета.

Плюсы и минусы привлечения сторонних ивент-агентов к проведению новогоднего корпоратива
Преимущества
«Обкатанные» конкурсы и сценарии, «заточенные» под конкретные цели
Опытные ведущие, владеющие аудиторией
Экономия времени сотрудников предприятия
«Страховка» на случай, если что-то пошло не так
Недостатки
Высокая стоимость услуг
Невозможность создания «камерной обстановки», позволяющей просто расслабиться и отдохнуть
Упущение возможности сплотить сотрудников во время совместной работы над организацией и проведением корпоратива

В каких случаях не целесообразно нанимать ивент-агента:

  • если на предприятии трудится небольшой сплоченный коллектив, численность которого не превышает 20-30 человек;
  • когда в организации имеется свой специалист, способный справиться с этой работой самостоятельно;
  • при необходимости соблюдения секретности;
  • при крайне скудном бюджете;
  • при желании сплотить группу людей, объединившихся над решением общей задачи – организации празднования Нового года на работе.

Подведем итоги: если ваша фирма не слишком велика, на ней работают творческие и инициативные люди, а бюджет, предусмотренный на проведение предновогоднего корпоратива, скуден, праздничное мероприятие можно и даже желательно организовать своими силами. Как это сделать, рассказываем далее.

Обязательно ли проводить новогодний корпоратив?
Да, не стоит пропускать повод отдохнуть, расслабиться, развлечься.
29.89%
Конечно, такие мероприятия сплачивают коллектив в команду.
22.99%
Разумеется! Жду возможности пообщаться с коллегами (или коллегой) в неформальной обстановке.
11.49%
Нет, это лишняя трата времени и денег.
2.3%
Корпоратив - вещь хорошая, если за него не надо платить.
6.9%
Корпоратив - хорошо, но премия лучше.
20.69%
Мне все равно.
5.75%
Проголосовало: 87

Как своими силами организовать предновогодний корпоратив: пошаговый план

В маленьком коллективе всегда найдется человек, который первым заведет разговор об отмечании Нового года. Он же обычно и берет на себя организацию праздника, собирая деньги, решая организационные вопросы. Кто чем будет заниматься, в маленькой компании тоже обычно решается само собой, по ходу дела. Однако и в этом случае лучше все-таки выбрать человека, который запишет все, что нужно, и будет проверять, не забыли ли чего. Иначе может получиться так, что в самый последний момент выяснится, что забыли заказать автобус, купить призы, не привезли с собой грамоты или премии. Любая из неучтенных мелочей способна испортить праздник.

В компаниях, где трудится более 20-30 человек и, тем более, в крупных организациях, необходимо выбрать (или даже назначить) ответственных за организацию новогоднего корпоратива.

На самом первом этапе также нужно определиться с финансированием мероприятия. Обычно руководство хотя бы небольшую сумму на это мероприятие выделяет. Другой вопрос, что этих денег иногда хватает только на шампанское и конфеты, больше ни на что. Тогда сотрудникам приходится скидываться самим. Так что нужно заранее знать, какую сумму согласны потратить на корпоратив сами его участники.новогодний корпоратив - кадр из фильма

От бюджета мероприятия будет зависеть выбор формы и места его проведения. Но влияют на это и другие факторы. Рассмотрим их подробнее.

Выбор формы, места и времени проведения корпоратива

Все варианты, где можно провести новогодний корпоратив, на всеобщее обсуждение выставлять нет смысла. Инициативная группа должна отобрать пару-тройку из них, поинтересоваться мнением шефа, а потом уже предложить коллегам сделать окончательный выбор.

Обычно выбирать приходится между офисом и кафе. Сравним эти варианты.

  • Проведение корпоратива в офисе позволит сэкономить на аренде помещения, обслуживании, да и сами блюда обойдутся дешевле.
  • В кафе может проводиться своя развлекательная программа. С одной стороны, она может не отвечать всем требованиям HR-менеджера, с другой стороны – не требует отнимать на подготовку конкурсов время и силы у сотрудников самого предприятия.
  • При проведении корпоратива в офисе стол придется накрывать самим сотрудникам, даже если будет заказана доставка еды из местного кафе или ресторана.
  • Привычная рабочая обстановка не способствует созданию праздничной атмосферы, даже если офис и оформлен по-новогоднему.
  • Перед посещением кафе сотрудникам нужно дать время на то, чтобы переодеться, привести себя в порядок, добраться до места. Если кафе загородное, то может потребоваться даже заказ автобуса.
  • В офисе организаторам доступны компьютеры и другая оргтехника, которая может потребоваться для проведения конкурсов.
  • Кафе необходимо бронировать заранее, и вернут ли вам предоплату в случае, если корпоратив отменится, заранее сказать нельзя.
  • Продолжительность мероприятия в кафе ограничена временем, на которое арендовано помещение.
Плюсы и минусы встречи Нового года в офисе
Преимущества
Экономия
Доступность офисного оборудования для проведения конкурсов
Не нужно никуда идти
Можно провести в любой день
Нет ограничений по продолжительности мероприятия
Не требуются QR-коды
Недостатки
Трудно создать праздничную атмосферу на рабочем месте
На стол придется накрывать самим сотрудникам
Развлекать себя тоже придется самим
Уборка помещения после корпоратива ляжет на плечи сотрудников

Если коллектив у вас молодой и активный, то новогодний корпоратив можно провести за городом, в боулинге или бильярдном клубе, на катке, в сауне, в музее или в другом нестандартном месте.

Однако учтите, что:

  • на природе долго развлекаться вы не сможете, если некуда зайти погреться;
  • пожилые и тучные люди откажутся от участия в спортивном мероприятии;
  • не все семейные сотрудники согласятся праздновать Новый год в сауне, если ваш коллектив смешанный (да и вообще баню любят далеко не все).

Если против нестандартного места проведения корпоратива выступает каждый десятый сотрудник, то от этой идеи однозначно следует отказаться.


Где лучше проводить новогодний корпоратив?
В офисе.
24.21%
В кафе, ресторане.
35.79%
На природе, за городом.
11.58%
В боулинге, бильярдном клубе, сауне или другом нестандартном месте.
4.21%
Я за онлайн-корпоратив - он безопаснее.
4.21%
Где бы ни был корпоратив, обязательно на него пойду.
16.84%
Мне все равно, я на него не собираюсь.
3.16%
Проголосовало: 95

Другой вопрос – проведение новогоднего корпоратива в нестандартной форме. Вот несколько вариантов:

  • новогодний квест;
  • квиз (барная викторина);
  • сказочный бал-маскарад;
  • бал петровской или екатерининской эпохи;
  • дискотека 80-х;
  • рок-концерт;
  • вечеринка стиляг;
  • серия мастер-классов;
  • карнавал в стиле фильма «Карнавальная ночь»;
  • маскарад «Назад в СССР».

Учтите, что тематическая новогодняя вечеринка требует подготовки костюмов, специального (соответствующего эпохе) меню, тематических конкурсов. Во-первых, это усложняет работу организаторов, во-вторых, может вызвать недовольство сотрудников, не желающих тратиться на аренду карнавальных костюмов.

Выбрав место и форму проведения корпоратива, нужно выбрать и форму застолья:

  • русский банкет (когда стол заранее накрывают холодными закусками и напитками, горячие закуски позже подносит официант, в остальное время гости обслуживают себя сами);
  • облегченный русский стол (без горячих закусок);
  • классический банкет (с полным обслуживанием);
  • фуршет или шведский стол;
  • коктейльная или барная вечеринка.

В офисе обычно выбирают облегченный русский стол или фуршет, в кафе – русский банкет или шведский стол. Понятно, что фуршет обойдется значительно дешевле банкета, а коктейли – дешевле фуршета.новогодний корпоратив в кафе

Дату и время проведения корпоратива тоже нужно назначить заранее, особенно требуется аренда кафе или другого помещения. Позаботиться об этом нужно еще с осени.

Не рекомендуется проводить корпоратив на последней предновогодней неделе, так как в эти дни многие сотрудники имеют много домашних хлопот. Задолго до Нового года его тоже отмечать не целесообразно – будит трудно создать праздничное настроение.

Последний рабочий день недели, предшествующей предновогодней – лучший выбор.

Но ваш коллектив может решить и иначе, и это не проблема – отмечайте праздник тогда, когда это удобно вам.

Подготовка сценария новогоднего корпоратива

Предновогодний корпоратив обязательно должен содержать конкурсную развлекательную программу, но его нельзя перегружать конкурсами и концертными номерами. Можно рекомендовать такую схему:

  1. Примерно 40-60 минут – праздничное застолье, которое начинается с тостов и поздравлений от руководства, награждения и поощрения лучших работников.
  2. Следующие 2-3 часа – конкурсы, концертные номера, мастер-классы и другие развлечения, перебиваемые застольем и тостами. После каждого номера развлекательной программы делается перерыв на 10-15 минут, чтобы участники праздника могли выпить и закусить.
  3. Оставшееся время сотрудники танцуют, беседуют и сидят за столом, когда им это удобно. Но все же будет неплохо, если и в это время их посиделки будут иногда прерываться приглашением ведущего потанцевать, принять участие в конкурсе или совершить другие действия, для чего нужно выйти из-за стола. Правда, слишком усердствовать с этим не стоит, так как обилие конкуров может быть утомительным.

кадр из фильма "Карнавальная ночь"Для того чтобы корпоратив не был скучным, номера для него можно попросить подготовить коллег. Например, можно дать каждому отделу «домашнее задание» снять новогодний клип, поставить новогодний капустник, подготовить музыкальное поздравление другим отделам и так далее. Тогда можно будет провести конкурс клипов, сценок, песен. Можно также предложить сотрудникам подготовить по номеру художественной самодеятельности на их выбор (как в «Карнавальной ночи»). Только не нужно заставлять блистать талантами тех, кто категорически отказывается выступать – пусть эти сотрудники выступят в роли благодарных зрителей.

Конкурсную программу для новогоднего корпоратива вам поможет статья о новогодних конкурсах и играх, которую мы подготовили для наших читателей накануне.

Хорошей идей будет пригласить на новогодний корпоратив артистов. Мы говорим не о звездах эстрады, а о фрилансерах, которые показывают различные мастер-классы или делают небольшие шоу для свадеб и других подобных мероприятий.

Возможно, кто-то из сотрудников вашей фирмы тоже может дать мастер-класс, показать фокус, выступить с пантомимой. Поинтересуйтесь увлечениями своих коллег, и это поможет сделать интересную программу, при этом сэкономив деньги.

Организационные мероприятия

Организационные мероприятия могут включать в себя:

  • поиск подходящего помещения для проведения корпоратива;
  • аренду помещения и транспорта;
  • составление меню;
  • встречу с артистами, ведущими, фрилансерами, заказ их услуг;
  • подготовку музыкального сопровождения вечера (музыка нужна не только для танцев, но и для проведения конкурсов – в тишине соревноваться не так весело, как под бодренькую мелодию);
  • подготовку реквизита;
  • приобретение призов;
  • изготовление пригласительных (они могут быть и электронными);
  • разбивку коллектива на команды, если их нельзя сформировать по отделам;
  • обеспечение подготовки командами выступлений на корпоративе.

фокусыВ подготовительные мероприятия желательно вовлечь как можно больше членов трудового коллектива. Если кто-то не участвует в художественной самодеятельности, его можно попросить заняться праздничным оформлением помещения или подборкой музыки для конкурсной программы. Кто-то другой может заняться составлением меню и приобретением продуктов, заказом блюд. Одного или нескольких сотрудников можно отрядить выбрать и приобрести призы для конкурсантов, реквизит, рамки для дипломов, попросить упаковать подарки.

Перед тем как тратить деньги, выделенные предприятием для проведения предновогоднего корпоратива, поинтересуйтесь в бухгалтерии, нужны ли чеки, договоры и другие документы, чтобы запросить их при приобретении товаров или заказе услуг. Задним числом собрать их будет сложнее.

Проведение предновогоднего корпоратива

Для проведения корпоратива нужно заранее нанять ведущего или договориться об этом с одним из сотрудников, который подходит на эту роль. К участникам застолья в полной мере он сможет присоединиться только после того, как все конкурсы будут проведены. До этого он сможет лишь перехватить кусок-другой, выбить глоток воды или сока. Ему нужна трезвая голова, и даже есть у него в первой половине вечера времени, скорее всего, не будет. Поэтому будет правильным поощрить сотрудника, который решится взвалить на вои плечи такую ответственность, памятным подарком или, еще лучше, денежной премией. Поощрить его можно и дополнительным выходным – накануне Нового года отгул ни для кого не будет лишним.

При входе в кафе или в помещение, отведенное в офисе для празднования Нового года, неплохо бы организовать фотозону.

При проведении конкурсов ведущему нежно постараться вовлечь в них как можно больше участников, в том числе и тех, кто не вызывается сам, но при этом чрезмерной настойчивым быть не следует.свой талант

Заранее оповестите участников мероприятия, до какого часа продлится корпоратив (особенно важно это сделать, если помещения для его проведения арендовано).

Завершите корпоратив торжественно: фейерверком, общим танцем (хороводом), коллективной фотографией или снежным боем на улице. Финал, как правило, хорошо запоминается – не смажьте его.

финал новогоднего корпоратива

Провести новогодний корпоратив самостоятельно можно и в арендованном кафе, и в офисе, оформленном соответствующим образом. Своими силами справиться с этой задачей можно, но придется предусмотреть множество разных мелочей. Мы постарались остановиться на всех нюансах, чтобы вы ничего не упустили, сделав праздник веселым, запоминающимся и полезным с точки зрения тимбилдинга.

Поделиться

Добавить комментарий