В менеджменте и маркетинге в последнее время появилось много новых терминов, пришедших к нам из-за рубежа. Одно из них – ивент-менеджмент (вместе с которым часто употребляется и термин «ивент-маркетинг»). Руководителям компаний и специалистам, занимающимся различными видами продвижения, сегодня необходимо знать, что это за деятельность, и уметь организовать ивент-мероприятие. Об этом мы сегодня и поговорим с читателями онлайн-журнала «Карьеристка».
Содержание
Что такое ивент-менеджмент и ивент-маркетинг
В английском словаре слово event (ивент) означает событие, мероприятие.
Таким образом, ивент-менеджмент означает событийный менеджмент, а ивент-маркетинг – событийный маркетинг.
При этом ивент-маркетинг является инструментом ивент-менеджмента, суть которого заключается в продвижении посредством организации и проведения специальных мероприятий. Сами эти мероприятия обычно называются просто ивентами.
Виды ивент-мероприятий
По тому, кому адресованы ивент-мероприятия и какие именно цели преследуют, их обычно подразделяют на три основные группы:
- корпоративные. Они проводятся для сотрудников компании с целью тимбилдинга, формирования у сотрудников лояльного отношения к руководству фирмы и за предприятие, на котором они трудятся. Конечная цель – повышение эффективности труда;
- торговые. Такие мероприятия проводятся для клиентов и партнеров компании, их конечная цель – увеличение продаж. Для ее достижения нужно решить задачи улучшения имиджа компании, повышение осведомленности потенциальных клиентов о ее продукции, повысить доверие к ней. К торговым ивент-мероприятиям относятся конференции, благотворительные акции, выставки;
- специальные. Сюда можно отнести мероприятия, адресованные специальным группам партнеров или клиентов, например, средствам массовой информации.
Существует и более точная классификация ивентов, согласно которой они делятся на:
- деловые мероприятия;
- PR-мероприятия;
- праздничные мероприятия;
- развлекательные мероприятия;
- incentive-мероприятия (то есть поощрительные, мотивирующие).
Приведем примеры мероприятий каждого вида.
Деловые ивенты: семинары, фестивали, конференции, мастер-классы, деловые завтраки, выставки.
PR-мероприятия: презентация, брифинг, пресс-конференция, пресс-тур.
Праздничные мероприятия: юбилеи, открытия, календарные праздники.
Развлекательные мероприятия: концерты. конкурсы, спортивные состязания, карнавалы.
Поощрительные мероприятия: поощрительные путевки, чествование, награждение.
Для организации крупных ивентов нередко привлекают сторонних специалистов, особенно если фирма, заинтересованная в продвижении, не так велика, чтобы оплачивать услуги штатного ивент-менеджера. Но если проект не слишком масштабен, а в штате есть сотрудники, выполняющие похожие функции, с проведением ивент-мероприятия можно справиться собственными силами.
Как самостоятельно организовать и провести ивент-мероприятие
Самостоятельная организация и проведения ивент-мероприятия состоит обычно из нескольких этапов.
- Определение цели и целевой аудитории. В первую очередь необходимо определиться с тем, зачем именно вы собираетесь проводить то или иное мероприятие. В одних случаях это продвижение нового товара, в других – расширение рынка продаж, в третьих – улучшение имиджа компании, в четвертых – расширение и укрепление партнерских связей. Определив цель, вы сможете определить и целевую аудиторию, то есть социальную группу людей, для которых, собственно говоря, и проводится ивент.
- Выбор формата ивента. При выборе вида ивент-мероприятия можно воспользоваться информацией, приведенной в предыдущем разделе данной статьи.
- Планирование. На этом этапе нужно предусмотреть не только последовательность шагов по организации и проведения мероприятия, но и время, к которому необходимо завершить тот или иной подготовительный этап.
- Распределение обязанностей. Необходимо четко разграничить зоны ответственности, определить, кто отвечает за приглашение аудитории, кто – за пиар-сопровождение, кто за аренду помещения и закупку нужных предметов.
- Определение места и времени проведения мероприятия.
- Составление бюджета. На этом этапе подсчитываются все необходимые расходы и соотносятся с выделенными финансами, определяются источники финансирования.
- Осуществление основных организационных действий (аренда помещения, приглашение партнеров и т.п.).
- Анонсирование мероприятия. В одних случаях для этого можно воспользоваться телефоном или почтовыми сервисами, в других случаях необходимо дать объявление в СМИ, разместить сообщение в соцсетях, пустить рекламу.
- Детализация. На этом этапе предусматриваются мелочи, которые могут поднять мероприятие на более высокий уровень или же способствовать его провалу. Что делать, если подведет погода? В каком стиле оформить зал? Какое составить меню? Кому дать слово? На данном этапе нужно ответить на эти и другие вопросы, предусмотреть все.
- Финальная проверка. Накануне мероприятия нужно пробежаться по всем пунктам плана, чтобы убедиться, что все они выполнены, и все готово к проведению ивента.
- Проведение мероприятия, сервис. От качества проведения мероприятия и уровня сервиса напрямую зависит, насколько ивент достигнет цели, будет успешным.
- Обратная связь. Постарайтесь узнать, насколько мероприятие понравилось тем, для кого проводилось. Толька так можно понять, достигнуты ли поставленные изначально цели.
- Анализ, подведение итогов. Даже успешные ивенты редко проходят абсолютно гладко и полностью достигают целей, особенно если опыта ивент-маркетинга у вас еще нет. Извлеките уроки из своих ошибок, и тогда следующий ваш ивент окажется более результативным.
Пропуск одного и, тем более, нескольких этапов может привести к тому, что цели достигнуты не будут, а ресурсы, потраченные на организацию и проведение ивента, окажутся выброшенными на ветер.
Событийный менеджмент играет огромную роль в продвижении товаров и услуг, формировании положительного имиджа компании и ее руководства. Однако для достижения этих целей важно правильно организовать и провести ивент, выбрав из многочисленных видов мероприятий наиболее подходящий.