Ивент-менеджмент: что это за деятельность, как организовать ивент-мероприятие

В менеджменте и маркетинге в последнее время появилось много новых терминов, пришедших к нам из-за рубежа. Одно из них – ивент-менеджмент (вместе с которым часто употребляется и термин «ивент-маркетинг»). Руководителям компаний и специалистам, занимающимся различными видами продвижения, сегодня необходимо знать, что это за деятельность, и уметь организовать ивент-мероприятие. Об этом мы сегодня и поговорим с читателями онлайн-журнала «Карьеристка».

 

Что такое ивент-менеджмент и ивент-маркетинг

В английском словаре слово event (ивент) означает событие, мероприятие.

Таким образом, ивент-менеджмент означает событийный менеджмент, а ивент-маркетинг – событийный маркетинг.

При этом ивент-маркетинг является инструментом ивент-менеджмента, суть которого заключается в продвижении посредством организации и проведения специальных мероприятий. Сами эти мероприятия обычно называются просто ивентами.

что такое ивент-менеджмент

Виды ивент-мероприятий

По тому, кому адресованы ивент-мероприятия и какие именно цели преследуют, их обычно подразделяют на три основные группы:

  • корпоративные. Они проводятся для сотрудников компании с целью тимбилдинга, формирования у сотрудников лояльного отношения к руководству фирмы и за предприятие, на котором они трудятся. Конечная цель – повышение эффективности труда;
  • торговые. Такие мероприятия проводятся для клиентов и партнеров компании, их конечная цель – увеличение продаж. Для ее достижения нужно решить задачи улучшения имиджа компании, повышение осведомленности потенциальных клиентов о ее продукции, повысить доверие к ней. К торговым ивент-мероприятиям относятся конференции, благотворительные акции, выставки;
  • специальные. Сюда можно отнести мероприятия, адресованные специальным группам партнеров или клиентов, например, средствам массовой информации.

Существует и более точная классификация ивентов, согласно которой они делятся на:

  • деловые мероприятия;
  • PR-мероприятия;
  • праздничные мероприятия;
  • развлекательные мероприятия;
  • incentive-мероприятия (то есть поощрительные, мотивирующие).

Приведем примеры мероприятий каждого вида.

Деловые ивенты: семинары, фестивали, конференции, мастер-классы, деловые завтраки, выставки.

PR-мероприятия: презентация, брифинг, пресс-конференция, пресс-тур.

Праздничные мероприятия: юбилеи, открытия, календарные праздники.

Развлекательные мероприятия: концерты. конкурсы, спортивные состязания, карнавалы.

Поощрительные мероприятия: поощрительные путевки, чествование, награждение.

Для организации крупных ивентов нередко привлекают сторонних специалистов, особенно если фирма, заинтересованная в продвижении, не так велика, чтобы оплачивать услуги штатного ивент-менеджера. Но если проект не слишком масштабен, а в штате есть сотрудники, выполняющие похожие функции, с проведением ивент-мероприятия можно справиться собственными силами.

ивент-менеджмент - что это такое

Как самостоятельно организовать и провести ивент-мероприятие

Самостоятельная организация и проведения ивент-мероприятия состоит обычно из нескольких этапов.

  1. Определение цели и целевой аудитории. В первую очередь необходимо определиться с тем, зачем именно вы собираетесь проводить то или иное мероприятие. В одних случаях это продвижение нового товара, в других – расширение рынка продаж, в третьих – улучшение имиджа компании, в четвертых – расширение и укрепление партнерских связей. Определив цель, вы сможете определить и целевую аудиторию, то есть социальную группу людей, для которых, собственно говоря, и проводится ивент.
  2. Выбор формата ивента. При выборе вида ивент-мероприятия можно воспользоваться информацией, приведенной в предыдущем разделе данной статьи.
  3. Планирование. На этом этапе нужно предусмотреть не только последовательность шагов по организации и проведения мероприятия, но и время, к которому необходимо завершить тот или иной подготовительный этап.
  4. Распределение обязанностей. Необходимо четко разграничить зоны ответственности, определить, кто отвечает за приглашение аудитории, кто – за пиар-сопровождение, кто за аренду помещения и закупку нужных предметов.
  5. Определение места и времени проведения мероприятия.
  6. Составление бюджета. На этом этапе подсчитываются все необходимые расходы и соотносятся с выделенными финансами, определяются источники финансирования.
  7. Осуществление основных организационных действий (аренда помещения, приглашение партнеров и т.п.).
  8. Анонсирование мероприятия. В одних случаях для этого можно воспользоваться телефоном или почтовыми сервисами, в других случаях необходимо дать объявление в СМИ, разместить сообщение в соцсетях, пустить рекламу.
  9. Детализация. На этом этапе предусматриваются мелочи, которые могут поднять мероприятие на более высокий уровень или же способствовать его провалу. Что делать, если подведет погода? В каком стиле оформить зал? Какое составить меню? Кому дать слово? На данном этапе нужно ответить на эти и другие вопросы, предусмотреть все.
  10. Финальная проверка. Накануне мероприятия нужно пробежаться по всем пунктам плана, чтобы убедиться, что все они выполнены, и все готово к проведению ивента.
  11. Проведение мероприятия, сервис. От качества проведения мероприятия и уровня сервиса напрямую зависит, насколько ивент достигнет цели, будет успешным.
  12. Обратная связь. Постарайтесь узнать, насколько мероприятие понравилось тем, для кого проводилось. Толька так можно понять, достигнуты ли поставленные изначально цели.
  13. Анализ, подведение итогов. Даже успешные ивенты редко проходят абсолютно гладко и полностью достигают целей, особенно если опыта ивент-маркетинга у вас еще нет. Извлеките уроки из своих ошибок, и тогда следующий ваш ивент окажется более результативным.

Пропуск одного и, тем более, нескольких этапов может привести к тому, что цели достигнуты не будут, а ресурсы, потраченные на организацию и проведение ивента, окажутся выброшенными на ветер.

ивент мероприятие

Событийный менеджмент играет огромную роль в продвижении товаров и услуг, формировании положительного имиджа компании и ее руководства. Однако для достижения этих целей важно правильно организовать и провести ивент, выбрав из многочисленных видов мероприятий наиболее подходящий.

Поделиться

Добавить комментарий